Einführung der Software KMmaster für Rundreisen-Anbieter Intakt-Reisen

Diagramm zur Strukturierung des Rundreisen-Portfolios von Intakt-Reisen

Intakt-Reisen setzt KMmaster zur Planung von Rundreisen ein

Bereits seit 1995 ist der Berliner Online-Anbieter Intakt-Reisen mit dem Internetportal www.intakt-reisen.de eine bekannte Anlaufstelle, wenn es um weltweite Rundreisen in Kleingruppen bis zu 12 Personen geht. Die Verarbeitung der Reiseinformationen von fast 50 Partner-Veranstaltern mit insgesamt etwa 1.000 Touren in jeweils verschiedenen Varianten und Kombinationsmöglichkeiten erfordert ein hohes Maß an Strukturierung, Ordnung und Aktualität der von extern bereitgestellten Daten. Hierzu wurde bereits sehr früh auf die Einführung der Wissensmanagement-Software KMmaster gesetzt.

Zielsetzung zur Einführung einer Wissensdatenbank

Der Standardumfang der Wissensmanagementsoftware KMmaster konnte für die Reiseberatung out-of-the-box eingeführt werden. Für die Organisation des externen Wissens rund um den umfangreichen Katalog an Rundreisen wurden jedoch die folgenden individuellen Bausteine benötigt:

• Strukturierte Ablage des Reisewissens in miteinander verknüpften Taxonomien, hierarchisch sortiert, z.B. muss die geographische Taxonomie (Kontinente, Reiseländer, Reiseregionen) mit der Aktivitäten-Taxonomie (Reiseinhalte wie Wanderungen, Fahrrad-, Kayak- und Kanutouren) unterschiedliche Querverbindungen erlauben.
• Semantik und Verschlagwortung unter Berücksichtigung von Synonymen, Gegenwörtern und Assoziationen (z.B. muss eine Rundreise in ein Land wie „Myanmar“ auch unter „Burma“ oder „Birma“ gefunden werden)

Diese wurden im Zusammenhang mit einer speziell auf Intakt-Reisen zugeschnittenen „Touristic Edition“ umgesetzt.

Ergebnisse und Erfolgsfaktoren

Ein wichtiger Erfolgsfaktor waren die nahezu unbegrenzten Möglichkeiten bei der Abbildung des vergleichsweise komplex strukturierten Reisewissens. Denn es geht hier nicht nur um die direkten Reiseveranstalter-Informationen. Zur Abbildung der Informationen zu den einzelnen Rundreisen gehen zusätzlich Daten über die jeweiligen Reiseländer, An- und Abreisebedingungen, gesundheitliche Anforderungen, Sicherheitsaspekte etc. in die Wissensbasis ein. Auch besondere Anforderungen zu einzelnen Wissenselementen wie beispielsweise Verfallzeiten und die Unterscheidung zwischen geprüften/ungeprüften Informationen konnten reibunglos implementiert werden.

Das Thema Zusammenarbeit / Collaboration setzte harte Vorraussetzungen zur Einführung der Software. Denn die Zusammenarbeit im Team von Intakt-Reisen sollte auch dezentral funktionieren, da Mitarbeiter u.U. mehrere Monate im Ausland sind und von dort per Internet und Virtual Private Network möglichst nahtlos in die Unternehmensprozesse integriert sein müssen. Hier erwies sich das Workflow-Modul des KMmaster als perfekt auf die Bedürfnisse eines kleinen Unternehmens hin konfigurierbar.

Die Wissensdatenbank KMmaster wurde mit der agilen Projektmanagement-Methode SCRUM eingeführt. In einwöchigen Sprints wurden hierbei die neuen Produktfunktionalitäten für die Reiseplanung implementiert, bevor sie, gemeinsam mit den Reiseberatern von Intakt-Reisen, in den Review und in eine neue Planungsphase gingen. Diese Herangehensweise war ein Garant dafür, dass das Projekt bereits nach sechs Wochen in einer ersten Version für die Reiseberater produktiv geschaltet werden konnte.

Durch die Einführung der Wissensmanagement-Software konnte bei Intakt-Reisen eine hohe Qualität in der Kundenberatung erreicht werden; ein wesentlicher Faktor um die DIN ISO 9001-Zertifizierung, verbunden mit der Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, vorzunehmen.